Articles
اعلان توظيف منسق المكتب في الإمارات
نحن نوظف منسق مكتب لأحد عملائنا في دبي. سيكون هذا دورًا مؤقتًا لمدة 3-6 أشهر يبدأ على الفور. ويفضل شخص يحمل تأشيرة برعاية.
الخبرة المفضلة مع تنسيق الموارد البشرية وإدارة المكاتب.
تنسيق المكتب
العمل كـ "الذهاب إلى الشخص" لجميع احتياجات المكتب ، كن نقطة الاتصال الأولى ووجه الشركة للضيوف ، بالإضافة إلى نقطة الاتصال الأولى لأي مكتب أو مشكلات منشآت تنشأ
تحية ومساعدة الزوار عند وصولهم إلى المكتب
الحفاظ على بيئة عمل إيجابية وودية
إصدار بطاقات الدخول للموظفين والزوار والمسؤولين عن المرتجعات
التدبير المنزلي - حافظ على المكتب العام في حالة رائعة ، مع التأكد من أن المكتب العام وغرف الاجتماعات ومناطق المرافق نظيفة ومرتبة (دون الحاجة للتنظيف). يجب تحقيق ذلك من خلال التعاقد الفعال مع التنظيف
المقاولون ومساءلتهم في التسليم لشروط العقد. (ولكن ليس نظيفًا بعد الموظفين ، فإن مسؤولية جميع الموظفين هي الحفاظ على المكتب لطيفًا ونظيفًا)
إدارة الخدمات المركزية: الاستقبال ، والبريد ، والمطبخ / المخازن وغرف الاجتماعات (لا يتم تنظيفها بعد اجتماعات الموظفين)
إدارة غرفة الاجتماعات واليوميات - وهذا يشمل ضمان إعداد غرف الاجتماعات بشكل صحيح في بداية اليوم وإجراء الفحوصات على مدار اليوم لضمان الحفاظ على المعايير.
مراقبة مخزون اللوازم المكتبية والمطبخ ووضع الطلبات
قم بتخزين الثلاجات والإمدادات الأخرى حول المكتب - الفاكهة والقهوة وما إلى ذلك. تأكد من أن العرض دائمًا بأعلى مستوى وبأسعار معقولة ، ويتوافق مع تركيزنا على رفاهية الموظفين ومتنوع بانتظام.
الاحتفاظ بالملفات والسجلات بأنظمة حفظ الملفات الفعالة
التعامل مع شكاوى أو مشاكل العملاء (دعم خدمة العملاء)
العمل عن كثب مع المالك والوكالات الأخرى لضمان التعامل مع قضايا الصيانة بشكل كامل وسريع.
العمل مع المالك والمستأجرين الآخرين لضمان التعامل مع جميع الأمور المتعلقة بـ "مناطق الإيجار المشتركة" بشكل كامل وسريع وتعاوني.
كن شريكًا مع الموارد البشرية لتقديم الدعم فيما يتعلق بالإعداد والتشغيل (لكن المديرين هم من يطلبون أجهزة الكمبيوتر المحمول والهواتف) والموظف المنفذ
برامج اللياقة والصحة / الصحة العقلية
دعم قسم PX من خلال تنظيم احتفالات نهاية العام / منتصف العام المحلية والأنشطة الاجتماعية واحتفالات الشركة وفعاليات الفريق المحلي
المساعدة في إدارة الأحداث الداخلية - العمل بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة الداخليين ومقدمي الطعام.
كن المسؤول عن حماية الملكية للمالك وإدارة المبنى والأمن وفريق الصيانة حسب الحاجة
تأكد من الحفاظ على معايير الصحة والسلامة ، بما يتوافق مع القوانين واللوائح المحلية (بما في ذلك تقييمات المخاطر ، وعمليات الإخلاء في حالات الطوارئ ، وما إلى ذلك)
تقييم العمليات الحالية لتحديد وتنفيذ تحسينات العملية حول الأشخاص وتنظيم المساحات
مراقبة نفقات المكتب والتعامل مع جميع عقود المكتب (المرافق والخدمات وما إلى ذلك).
المساعدة في إدارة العلاقات مع البائعين
إدارة الموردين ، بما في ذلك تحديد المصادر وإنشاء أوامر الشراء وتتبع الفواتير والشراكة مع التمويل في سداد الفواتير في الوقت المناسب
العمل مع فريق IT / AV والموردين لضمان الحفاظ على بناء المعدات السمعية والبصرية في حالة عمل وصيانتها بانتظام (معدات تكنولوجيا المعلومات ، ومؤتمرات الفيديو ، وتركيب غرفة الاجتماعات ، ومرفق المؤتمرات ، وجدار الفيديو ونظام الصوت)
دعم جميع الموظفين حسب الحاجة لضمان اتصال متناسق وفعال متعدد الوظائف
حافظ على التواصل مع المكاتب الثالثة لضمان نظرة عامة وفهم للحالة الحالية للمواقع (إن وجدت)
دعم الموارد البشرية
إعداد موظفين جدد ، بما في ذلك:
دعم التأشيرة (للأفراد والعائلة)
تأمين صحي
التأمين على الحياة
شراء حزمة الترحيب ومعدات تكنولوجيا المعلومات إلخ.
ضمان تجديد ما ورد أعلاه وصيانته في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة
العمل مع البائعين الخارجيين للصفقات / العروض الخاصة للموظفين المحليين
واجبات إدارية أخرى
دعم عمل إدارة الأعمال (مثل متابعة أوامر الشراء)
إدارة الاتفاقيات المتعلقة بتأجير وتراخيص المكاتب
تنسيق تجهيز المكاتب وشراء الأثاث / تحديد التنسيق
عقود مواقف السيارات وتنسيق كروت الدخول
التقديم للوظيفة:من هنا
